Cuando el volumen de empresas del grupo, entidades bancarias o movimientos en cuenta adquiere un volumen significativo, empiezan a surgir las dudas si no es posible automatizar ciertos procesos contables relacionados con bancos, clientes o proveedores.
Si a esto añadimos que obtener visibilidad de mi caja a corto y medio plazo para tomar decisiones de financiación, implica un gran esfuerzo y una gran incertidumbre debido a los diferentes orígenes de datos y variables, sumado al tratamiento manual de los datos, son señales claras de que necesito una herramienta de tesorería especializada.
En el mercado hay diferentes TMS (Treasury Management System) que pueden ayudar mucho al departamento financiero en el día a día, pero como cualquier otro software debo analizar cuál es el que mejor se adapta a mis necesidades. Para ello destacamos 3 elementos fundamentales para la toma de la decisión:
Integración con bancos y ERP
Los principales orígenes de datos de un TMS son las entidades bancarias y el ERP con el que trabaje la compañía.
Para la comunicación con bancos existen fundamentalmente dos posibilidades, bien optamos por EDItran o bien por las cada vez más extendidas APIs bancarias que entraron a partir de la normativa PSD2. EDItran es un producto que lleva en el mercado muchos años y que permite una comunicación bidireccional tanto para recibir el Cuaderno 43 con el extracto y saldos bancarios, como para enviar los diferentes ficheros de transferencia (norma 34), domiciliados (Norma 19), Confirming, etc… Es un producto muy estable y con grandes resultados si lo que necesitamos es tener la información del cierre del día anterior como máximo nivel de detalle. En cuanto a las APIs cobran cada vez mayor importancia debido a la rapidez con su conexión y adicionalmente nos ofrece la información prácticamente en tiempo real, pero con el inconveniente que aún no está disponible para el 100% de la banca. La decisión entre EDItran o APIs depende del número de entidades o con cuales se esté trabajando.
En cuanto a la integración con el ERP debemos tener la certeza ya no solo que está totalmente integrado, sino que tenga un número de clientes importante para garantizar que de manera prácticamente estándar cubrirá todas mis necesidades. Que un TMS funcione correctamente es directamente proporcional a que la integración con el ERP sea lo más fiable posible. El coste de realizar una integración implica un proceso de optimización que alargará mucho los tiempos de implantación y recuperación de la inversión, factor fundamental en la toma de decisión para implantar un TMS.
Usabilidad y Mantenimiento
La usabilidad es algo difícil de medir, y además en la mayoría de los casos, al no realizar pruebas de concepto es algo que se resuelve una vez tomada la decisión. Una herramienta enfocada a ahorrar tiempo y facilitar acceso a los datos debe ser intuitiva, y que de manera ágil me permita trabajar cómodamente en el día a día. La gran mayoría de las herramientas del mercado tienen una parametrización costosa, y sobre todo un mantenimiento muy elevado para conseguir índices altos de automatización altos. Cuando estamos buscando agilidad y automatización debemos revisar o incluso hacer alguna prueba de concepto para entender bien el proceso y cuanto me va a ayudar el producto de acuerdo con mi problemática concreta. Es muy importante que el estándar de un aplicativo cubra un porcentaje muy alto del proyecto, pero la herramienta debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a mi problemática real
Reporting Financiero
Hoy en día cualquier software debe incorporar una capa superior de Business intelligence. En particular la gestión de tesorería y la cantidad de productos y posiciones que entran en juego hacen fundamental tener un cuadro de mando que me permita analizar la información para la toma de decisiones.
En concreto no solo entran en juego los saldos bancarios y mis previsiones de cobros/pagos en el futuro en función de la fecha prevista, sino que debo tener en cuenta los tipos de cambio de divisas, tipos de interés, situación de todas mis líneas de financiación a corto y largo plazo, y un largo etcétera que difícilmente podré analizar sin una potente herramienta de BI.
Si lo que queremos es eliminar un sinfín de hojas Excel, un buen cuadro de mando desde el cual puedes segmentar y analizar los datos ya procesados, que contenga alertas por diferentes situaciones, análisis en cualquier momento del tiempo, análisis de desviaciones, gráficos que de forma visual faciliten la visualización de situaciones futuras, necesitamos que el TMS disponga de un cuadro de mando que analice todo en profundidad.
Una vez decidido estamos en disposición de comenzar la implantación, y partiendo de una definición de alcance con unos objetivos claros, una implementación de un TMS debería rondar los 3 meses para su puesta en producción.
